Après l’effondrement dû à la COVID, le nombre de fête médiévales organisées augmente à nouveau, mais après le confinement, les attentes des bénévoles ont changé. Il y a moins d’engagements réguliers, notamment chez les plus de 65 ans.

D’un côté, des visiteurs à la recherche d’extraordinaire, de l’autre, moins de bénévoles, il en résulte parfois un essoufflement au sein des médiéval locales. Serait-ce votre cas :

·         Votre public local semble se lasser ? ·         Souvent, vos visiteurs circulent, achètent un sandwich, regardent un spectacle… puis repartent ? ·         Les touristes choisissent des événements plus spectaculaires ou mieux situés ? ·         Vos bénévoles sont plus difficiles à mobiliser ? ·         La météo met à mal votre équilibre financier ? ·         Vos fêtes médiévales survivent d’année en année, mais sans réelle vision de croissance ?

Alors, les recommandations suivantes sont faites pour vous :

·         Levier 1. Partez des vrais problèmes que rencontrent vos visiteurs

·         Levier 2. Faites de votre fête une histoire vivante à vivre

·         Levier 3. Multipliez les micro-activités à petit prix

·         Levier 4. Concevez un parcours visiteur comme dans un parc de loisirs

·         Levier 5. Faites des exposants des partenaires, pas des loueurs de stand

·         Levier 6. Attirez des partenaires privés avec des offres gagnant-gagnant

·         Levier 7. Réduisez vos coûts sans sacrifier la qualité de votre fête médiévale

·         Levier 8. Faites des bénévoles des ambassadeurs fiers

·         Levier 9. Transformez la météo en opportunité plutôt qu’en menace

·         Levier 10. Racontez ce que les gens peuvent vivre, pas ce que vous montrez

Résultats de mes expériences depuis 10 ans que je travaille à l’organisation de fêtes médiévales, elles sont aussi valables pour d’autres évènements locaux.

Quel que soit la taille des fêtes organisées par des bénévoles d’un certain âge, qui n’ont plus envie ou plus la force de donner plus, l’objectif de ces leviers, c’est de minimiser les efforts et maximiser les revenus pour permettre à l’association d’atteindre ses objectifs (financement et projets sociaux-culturels).

Dans quel but l’avez-vous organisée ?

•          Gagner en fréquentation ? •          Augmenter vos revenus ? •          Créer un lien fort avec votre territoire ? •          Attirer de nouveaux bénévoles ? •          Rendre votre fête mémorable et attendue chaque année ?

Dans les deux premiers cas, la stratégie est différente. En effet, si vous voulez attirer le maximum de monde, outre les investissements en communication, publicité, promotion, vous avez peut-être intérêt à faire des entrées moins chères.

Au contraire, si le but est de faire du bénéfice, vous attirez peut-être moins de monde, mais en augmentant les prix de l’entrée et des consommations, vous compensez la diminution du nombre de visiteurs par l’augmentation des revenus.

Mais je vous vois venir. Dans bien des cas et surtout lorsque c’est les premières années, vous cherchez les deux, surtout dans un contexte où le pouvoir d’achat des visiteurs est limité.

« On fait toujours comme ça » : le piège silencieux

Soyons francs : trop de fêtes médiévales se ressemblent. Même stands d’épées en bois, mêmes combats de chevaliers, même sandwichs tièdes… Et pourtant, chaque année, on remet ça, avec l’énergie des bénévoles et l’espoir que le soleil tiendra bon.

Le problème ? Le public, lui, a changé. Il veut vivre une expérience. Pas simplement flâner entre deux étals. Les familles veulent émerveiller leurs enfants. Les passionnés veulent apprendre. Les jeunes veulent participer. Les touristes veulent en parler. Pourtant, avec la présence de nombreux châteaux, les fêtes médiévales de campagne sont riches en authenticité et potentiel narratif comme le montre cette analyse des forces et faiblesses, mais limitées par leur manque de différenciation et de moyens.

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👉 Alors comment relancer la machine et transformer une fête médiévale locale en expérience incontournable pour petits et grands ? : Arrivez-vous à répondre aux attentes de votre public ?

Pour répondre à cette question il faut d’abord bien connaître sa cible et deuxièmement bien comprendre ses attentes. Je vous propose de prendre le problème d’un autre côté, en cherchant à comprendre quels sont leurs manques par rapport à ce genre de manifestation.

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Voici donc 10 leviers concrets, inspirés d’expériences réussies et faciles à adapter à vos moyens.

Levier 1. Partez des vrais problèmes que rencontrent vos visiteurs

Votre public semble se lasser ?

Le public d’aujourd’hui : •          Veut-il juste visiter ? •          Ou veut-il vivre une expérience ? •          Émerveiller ses enfants ? •          Apprendre en s’amusant ? •          Participer, interagir, créer des souvenirs ? •          Publier des photos sur les réseaux sociaux ?

Vos visiteurs ne reviennent pas ? C’est peut-être qu’ils savent déjà ce qu’ils vont voir. Même artisans, mêmes animations, mêmes sandwichs…

Exemples de problèmes fréquents : - Trop de stands « à regarder » et pas assez « à faire ». - Peu d’ombre, longues files, chaleur ou pluie mal gérées. - Budget serré : tout est trop cher ou trop court.

Astuce : mettez-vous à la place d’une famille avec deux enfants, 40 € de budget pour la journée, et aucune envie de faire 30 minutes de queue pour une crêpe. Qu’aimerait-elle vivre ?

Levier 2. Faites de votre fête une histoire vivante à vivre

Les touristes choisissent des événements plus spectaculaires ?

Pourquoi scénariser votre fête médiévale ? Parce que le public cherche de plus en plus à vivre une aventure comme ce qu’il vit dans les grands parcs d’animation. Parce que celle-ci favorise l’envie de la raconter à ses amis. Une fête, ce n’est pas un marché, c’est une expérience. Le château prépare-t-il sa défense ? Le dragon local réapparaît ? Louis XI doit arriver incognito ? Créez un scénario narratif qui donne du rythme.

Exemple : au château de Selles sur Cher, nous avons fait attaquer à nouveau le château par des vikings qui avaient été la raison de la construction du de ce monument.

Conseil : distribuez un livret de quête ou un passeport tamponné pour enfants, relié au scénario.

·         Introduisez des animations, des exposants participatifs : chasse au trésor médiévale, ateliers de blason, initiation à l’escrime mousse avec des cadeaux à la clé.

·         Mettez en scène des personnages vivants (gardes, troubadours, fous du roi) qui interagissent avec le public dans les allées.

·         Ensuite, il faut lier ce scénario au contexte. Demandez-vous si vous ne pouvez pas :

o   Associer des communautés qui s’intéressent aux mêmes thèmes (voir mon article sur l’importance des communautés thématiques).

o   Associer au scénario des partenaires publics ou privés qui trouveraient des avantages dans le cadre de leur marketing.

·         La façon dont on accueille les gens à l’entrée est aussi très importante pour déterminer leurs points de vue sur la fête médiévale.

·         Peut-être pour se différencier, convient-il de trouver un nom particulier, autre que fête médiévale ?

Votre fête médiévale a peut-être un but non lucratif, il n’empêche que vous devez penser marketing. C’est pourquoi, vous devez régulièrement analyser les attentes des visiteurs et penser votre parcours comme un film d’aventure. C’est d’ailleurs la méthode qu’emploient les parcs d’attractions qui réussissent.

Dans la prochaine partie, nous verrons comment :

·         Multipliez les micro-activités à petit prix ;

·         Concevoir un parcours visiteur comme dans un parc de loisirs.

Levier 3. Multipliez les micro-activités à petit prix

•          La gratuité vous rassure… mais vous limite-t-elle ? •          Vaut-il mieux proposer tout gratuitement… ou multiplier les petites expériences à 2 € ? •          Un passeport enfants avec des tampons, c’est gadget… ou c’est malin pour déclencher des achats ? •          Vos visiteurs dépensent-ils trop… ou juste assez pour ne pas s’en rendre compte ? •          Une buvette sert-elle à se désaltérer… ou à vivre un moment théâtral ? •          Vaut-il mieux vendre discrètement… ou faire crier “soupe des chevaliers dans 10 minutes” ? •          Préférez-vous des achats planifiés… ou des impulsions joyeuses ?

Lorsque l’on est dans un contexte où le budget des visiteurs est serré comme actuellement, il vaut peut-être mieux proposer un spectacle plus populaire avec des billets d’entrée et multiplier des points de restauration moins chers, quitte à en partager la gestion avec d’autres associations, bien que cela soit les deux sources principales de revenus pour un organisateur.

Pourquoi ? Je m’explique. Lorsque vous passez avec vos enfants à côté d’un stand qui vend de la nourriture, vous avez une chance sur deux de céder à la tentation, mais lorsque vous passez à côté de beaucoup de points de restauration, vous multipliez autant les chances de consommer car vous êtes attirés. Avec des petits montants fréquents plutôt qu’un gros achat unique, vous intégrez naturellement la dépense dans le jeu et l’expérience. Vous créez une sensation de choix et de bonne affaire pour les visiteurs. Même avec un budget limité, les familles sortent du site en ayant dépensé progressivement, tout en ayant l’impression d’avoir contrôlé leurs coûts.

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Exemples efficaces : - Tir à l’arc, hache mousse, calligraphie : 2 € l’activité. - Dégustation d’hydromel, fromages anciens : 1 €. - Photo souvenir avec un chevalier : 3 €. Annonces de crieurs médiévaux : “Dans 10 minutes, la taverne propose la soupe des chevaliers pour 1 € !” Tombolas express (1 € le ticket, tirage plusieurs fois par jour).

💡 Et si quelques petites buvettes bien placées pouvaient booster vos recettes sans effort ?

En plaçant intelligemment de simples stands tenus par des associations partenaires – près des spectacles, des enfants ou à la sortie du château – vous captez les achats impulsifs de visiteurs assoiffés… sans mobiliser plus de bénévoles ! Ajoutez un peu d’ombre, quelques gobelets collectors et un crieur pour l’effet “soupe des chevaliers”, et les ventes s’envolent. Exemple : trois mini-buvettes rapportant chacune 5 % de consommation sur 600 visiteurs, c’est +20 % de revenus en plus, avec un minimum d’organisation. Vous fournissez les terminaux SumUp, les assos gèrent le reste... et tout le monde y gagne. Qui aurait cru qu’un peu de jus et d’hydromel bien placés pouvaient autant revitaliser vos finances ?

Bilan de la journée

• Entrée + animations + restauration + souvenirs
  👉 Total dépensé : 58 € pour 4 personnes (≈ 14,5 € par personne), chiffre plus intéressant lorsque l’on a 1500 visiteurs.

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Résultat : les familles participent à tout, et vous augmentez vos recettes sans forcer.

Levier 4. Concevez un parcours visiteur comme dans un parc de loisirs

Vos visiteurs circulent, regardent un spectacle… puis repartent ?

•  Vos visiteurs se perdent-ils dans la foule… ou suivent-ils une vraie quête ? •  Préférez-vous une visite libre… ou un parcours structuré avec des zones thématiques ? •  Les enfants viennent-ils consommer… ou collectionner leurs tampons pour un diplôme ? • Chaque mètre parcouru est-il une distance… ou une opportunité d’achat et de souvenir ?

Pourquoi ? Parce que si vous pensez la fête comme une aventure immersive et fluide, où chaque étape associe plaisir et opportunité d’achat, les visiteurs dépensent naturellement… en s’amusant toute la journée tient à un rythme bien pensé :

·         Entrée immersive avec pack famille (billet + chasse au trésor + boisson incluse). ·         Zones thématiques (spectacle, artisanat, enfants). (Zone spectacles entourée de snacks, Zone artisanale positionnée entre deux pôles majeurs, Zone enfants proche de stands souvenirs ludiques.) Chaque déplacement devient une opportunité d’achat. ·         Parcours gamifié pour enfants : (6 à 8 étapes = tampons + interactions, Récompense finale : diplôme + bon de réduction) ·         Temps forts marchands animés (Crieurs médiévaux annonçant promotions ou spectacles : « Dans 10 minutes, soupe des chevaliers à 1 € ! », Défilés costumés, animations devant les stands, Marché final avec promos sur invendus. Génère du flux et favorise l’achat spontané.) ·         Sortie par la boutique avec souvenirs (gobelets collectors, écussons, jeux).

 

Exemple : Au château de Selles sur Cher, on a balisé les espaces pour créer un véritable parcours de visite.

Il est essentiel de prévoir des pauses dans le programme d’une fête médiévale, comme des silences dans une musique, pour permettre aux visiteurs de souffler, d’échanger et de mieux apprécier chaque activité avant d’enchaîner.

👉 Chaque étape devient une opportunité d’achat et de découverte. Mais pour réussir, il convient de préparer à l’avance un programme minuté, de le partager avec tous les intervenants et de baliser le parcours avec des panneaux.

Intégrez le décor du château dans les activités

1️Mur d’enceinte – Les gardes et la défense

• Mise en scène : soldats en armes, démonstrations de tir à l’arc ou d’armes de siège.
• Animation : atelier d’initiation (arc, arbalète factice, catapulte miniature). (Au pied du mur, dans une zone dédiée → si l’accès en hauteur est risqué, on installe les archers en contrebas, face au public. Dans tous les cas, il faut délimiter une zone de tir protégée (filets, barrières, encadrement par moniteurs diplômés). Les cibles sur chevalets sont recouvertes de boucliers en bois ou de silhouettes peintes de “chevaliers assaillants” ou de paille ou bottes de foin habillées en mannequins (comme des assaillants avec hauberts factices). Elles peuvent être mobiles : par ex. une roue en bois décorée en “bélier” ou “tour d’assaut” qui avance, tirée par des bénévoles → effet immersif.
• Idée interactive : jeu de rôle “défends le château” où les enfants participent à une simulation d’attaque. L’introduction est scénarisée : Un “capitaine de garde” explique : “Les assaillants approchent, archers, en position !” Puis une explication pédagogique du rôle des archers au Moyen Âge est donnée Enfin, Le Finale est théâtrale : Cris de victoire, sonneries de trompe, drapeaux brandis → “Le château est sauvé !”

2️Pavillon Renaissance – Les arts et la culture

• Mise en scène : musique ancienne, danse de cour, calligraphie.
• Animation : ateliers d’écriture à la plume, de peinture héraldique ou de danse Renaissance.
• Idée interactive : “bal costumé” où les visiteurs peuvent apprendre quelques pas simples.

3️Pavillon médiéval – La vie quotidienne

• Mise en scène : campement médiéval avec artisans (forgeron, tisserande, potier).
• Animation : ateliers participatifs (fabrication de boucliers en bois, cuisine médiévale).
• Idée interactive : “la maison du seigneur” → visite commentée comme si on vivait au Moyen Âge.

4️Pont-levis – Le passage symbolique

• Mise en scène : gardes qui contrôlent l’entrée, tambours d’accueil.
• Animation : cérémonie d’ouverture de la fête (le seigneur accueille ses hôtes).
• Idée interactive : chaque visiteur reçoit un “passeport médiéval” tamponné en franchissant le pont.

5️Douves – Le défi et l’aventure

• Concours de tir : archers, arbalétriers ou catapultes miniatures visent des cibles flottantes dans l’eau (boucliers en bois, tonneaux).
• Courses de bateaux miniatures : ateliers où les enfants construisent un petit radeau qu’ils lancent dans les douves.

6️Pelouse (cour intérieure) – La place du marché

• Mise en scène : marché médiéval avec artisans, tavernes, conteurs.
• Animation : spectacles de rue (jongleurs, cracheurs de feu, troubadours).
• Idée interactive : ateliers libres pour les enfants (fabrication de couronnes, jeux médiévaux).

7️Parc boisé – L’aventure et la nature

• Mise en scène : campement de chasseurs, ermites, herboristes.
• Animation : balade contée en forêt, atelier d’herboristerie.
• Idée interactive : chasse au trésor médiévale ou quête des chevaliers avec indices cachés dans le bois.

🎯 Résultat

Chaque partie du château devient une expérience différente :

• Le mur → défense,
• Le pavillon Renaissance → culture,
• Le pavillon médiéval → vie quotidienne,
• Le pont-levis → entrée symbolique,
• Les douves → défi,
• La pelouse → marché & fête,
• Le parc → aventure.

👉 Les visiteurs parcourent ainsi un voyage immersif où chaque lieu raconte un morceau de l’univers médiéval.

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Pour bien valoriser une fête médiévale, surtout dans un contexte où le budget des visiteurs est serré, il vaut mieux parfois multiplier des micros activités à petit prix et bien penser le déroulement du parcours.

Si les fêtes médiévales constituent un rendez-vous attendu, certaines semblent souffrir d’un essoufflement. Pourquoi ? parce que les attentes des visiteurs changent, parce qu’il est parfois difficile de mobiliser les moyens.

Levier 5. Faites des exposants des partenaires, pas des loueurs de stand

•          Vos artisans vendent-ils des produits… ou transmettent-ils un savoir ? •          Mieux vaut un stand passif… ou un forgeron en pleine démonstration ? •          L’exposant est-il juste locataire… ou co-acteur de votre événement ?

Un bon scenario n’est pas suffisant pour dynamiser une fête médiévale. Encore faut-il des acteurs interactifs. Pourquoi ? parce qu’ils contribuent à attirer les visiteurs et rendre la fête inoubliable. Proposez-leur :

·         Une réduction sur le stand s’ils font une démonstration ;

·         Un meilleur emplacement s’ils organisent un atelier ;

·         Intégrez ces ateliers dans l’offre billetterie premium (ex : supplément « Atelier artisanal ») ;

·         Une communication dédiée sur vos réseaux.

👉 L’exposant est rémunéré non seulement par ses ventes, mais aussi par une prestation d’animation.

Exemple : Au château de Selles sur Cher, nous avons proposé à notre forgeron de faire un concours quiz sur la différence entre le fer et l’acier et cela a incité les visiteurs à le rencontrer pour gagner un cadeau. Lors de l’attaque des Vikings ce sont tous les camps qui se sont mobilisés, heureux d’aller batailler et la coordination s’est faite d’elle-même.

Créez un parcours balisé : 6 artisans à visiter pour gagner un diplôme → trafic garanti sur les stands.

Exemple : A la fête médiévale de Selles sur Cher, nous mettons en avant chaque exposant en les interviewant par un animateur et en présentant avant leur particularité sur les réseaux sociaux.

Offrez une charte de reconnaissance (« Artisan du château ») pour ceux qui reviennent chaque année.

Dès la première soirée, organisez une partie où exposants, animateurs et vos équipes peuvent renforcer la cohésion d’équipe, améliorer la motivation et l’engagement. Ils ont toujours de bonnes histoires, des recettes d’hydromel à partager et cela constitue un moment inoubliable et privilégié pour les bénévoles que de participer à un moment de vie au temps du Moyen Âge.

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Levier 6. Attirez des partenaires privés avec des offres gagnant-gagnant

•          Attendez-vous des dons… ou proposez-vous un vrai retour sur investissement ? •          Et si un supermarché finançait votre zone enfants… contre une promo croisée ? •          Mieux vaut afficher un logo… ou créer une campagne commune ? •          Vos partenaires vous aident-ils vraiment… ou juste un peu ?

Fini le logo sur une affiche. Offrez-leur du concret.

Par partenariat, je n’entends pas des partenaires qui se comportent comme de simples fournisseurs mais plutôt comme des gens qui s’impliquent pour gagner plus. En outre, cela facilite l’organisation. Comme le disait un politicien, même lorsque vous êtes le roi, vous ne pouvez gouverner tout seul longtemps, il vous faut absolument faire des alliances.

Exemple : pourquoi ne pas mettre des jeux gonflables en plastique qui soient gérés par une entreprise pour être sûr que les enfants y trouvent leur compte.

Avant, il suffisait de proposer du sponsoring en échange d’un logo sur une affiche. Maintenant, cela ne suffit plus.

Changez de logique : du sponsor passif au partenaire actif

·         Ne cherchez pas simplement de l’argent → proposez aux partenaires de gagner avec vous. Pourquoi ne pas envisager les avantages en produits et matériels ? N’oubliez pas qu’ils représentent un coût moindre que le prix de vente pour ces partenaires.

·         Analysez leurs objectifs (visibilité, ventes, notoriété, motivation interne).

👉 Vous gagnez en soutien, logistique et communication.

Ciblez des partenaires variés avec des offres concrètes

·         Commerçants locaux :

o   Concours de vitrines médiévales, tampons fidélité donnant accès à la fête.

o   Gagnants : + de clients pour eux, + de visibilité pour vous.

·         Grandes surfaces (voir mon article sur réussir votre promotion dans un supermarché) :

o   Fourniture de boissons, nourriture ou tentes en échange de :

§  Coupons croisés : réduction fête ↔ réduction magasin (pdt 15 jrs).

§  Vente de produits « Moyen Âge » dont une partie finance la fête.

§  Invitations gratuites pour le personnel.

§  Communication conjointe (affiches en magasin, réseaux sociaux, animations sur parking).

👉 Coûts réduits pour vous, visibilité amplifiée, retombées pour eux.

·         Entreprises locales :

o   Prêt de matériel (camions, barrières, groupes électrogènes) contre stand.

·         Mairie :

o   Prêt d’équipements + promotion en ville contre valorisation politique (inauguration, billetterie spéciale habitants).

·         Écoles, associations :

o   Participation aux animations → contre invitations pour enfants.

👉 Moins de dépenses, plus d’authenticité.

Proposez du parrainage ciblé

·         Zones dédiées avec mention des sponsors : espace enfants, scène, marché.

·         Ils financent des structures spécifiques (estrades, tentes), réduisant ainsi vos coûts logistiques.

En construisant des alliances intelligentes, vous réduisez vos dépenses, augmentez vos revenus, tout en professionnalisant l’image de votre fête. Et vous montrez aux partenaires que leur investissement est rentable.

Exemples : Notre supermarché local nous a fait bénéficier de ses écrans, ses caisses et ses réseaux sociaux et nous a permis de distribuer des brochures en animant l’entrée du magasin en échange d’invitation pour le personnel (1 par personne).

Proposez à votre banque de coanimer un stand avec des jeux sur le commerce au Moyen Âge.

Levier 7. Réduisez vos coûts sans sacrifier la qualité de votre fête médiévale

•          Mieux vaut tout payer… ou tout partager ? •          Vos décors doivent-ils être achetés… ou mutualisés ? •          Faut-il tout inventer… ou valoriser ce que vous avez déjà ?

L’argent est le nerf de la guerre et souvent ce sont les entrées et la buvette qui permettent d’alimenter la trésorerie des fêtes médiéval. Or, on s’aperçoit qu’on fait rarement 300% de marge, seule façon pour une association d’alimenter sa trésorerie. Alors comment simplement réduire les coûts de votre fête médiévale ?

Outre les partenariats :

Valorisez le bénévolat et l’entraide locale

·         Impliquez les écoles et associations (C’est l’occasion de valoriser la chorale et l’école de musique, le club de jeunes,) dans les animations.

·         Mutualisez bénévoles, costumes, stands, décors et locations avec d’autres fêtes voisines car elles ont les mêmes problématiques que vous.

👉 Proposez-leur un stand pour promouvoir leurs propres événements en échange de leur participation.

Utilisez le décor naturel

·         Exploitez les atouts du château ou du village pour limiter les décors artificiels.

👉 Moins de dépenses, plus d’authenticité.

Optimisez votre communication à moindre coût

·         Privilégiez les réseaux sociaux, groupes locaux, presse et radios régionales. Contactez les en proposant de faire gagner des invitations pour 2 personnes.

👉 Communication puissante et quasi gratuite.

Sécurisez les dépenses obligatoires

·         Négociez des forfaits avec les prestataires (sécurité, son, assurances).

·         Travaillez avec des fournisseurs flexibles (retour des invendus).

·         Cherchez des subventions (DRAC, région, département) pour valoriser patrimoine et savoir-faire. Pour cela, il faut du temps et remplir beaucoup de dossiers mais on rencontre ces organismes lors des bourses d’échange touristiques.

Impliquez la mairie intelligemment

·         Négociez la prise en charge de certaines dépenses (toilettes, sécurité, infrastructure) en échange de tarifs réduits pour les habitants.

·         Offrez une inauguration officielle ou une billetterie spéciale habitants en échange de leur soutien.

Exemple : Dans notre fête médiévale, nous avons mutualisé les photographes avec ceux du club photo local.

En mobilisant les ressources locales, en tissant des partenariats solidaires, et en optimisant chaque dépense, vous avez la possibilité d’organiser une fête riche en émotions et légère en coûts.

Allez plus loin

Alors que les grandes entreprises joignent leur capital pour résister à la concurrence, pourquoi ne réaliseriez pas des associations et mutualisations avec d’autres fêtes médiévales de votre environnement, pourvu que vous soyez différenciées ?

Levier 8. Faites des bénévoles des ambassadeurs fiers

Vos bénévoles sont plus difficiles à mobiliser ?

•          Recrutez-vous des bras… ou fédérez-vous des cœurs ? •          Les jeunes cherchent-ils à aider… ou à s’amuser tout en apprenant ? •          Les retraités s’ennuient-ils… ou rêvent-ils d’être utiles autrement ? •          Un t-shirt d’équipe, c’est un coût… ou un symbole d’appartenance ?

Trouver des bénévoles est de plus en plus difficile. Mais si l’on réfléchit bien. Jeunes ou Retraités, tous ne rêvent-ils pas d‘être reconnus ?

Lors des forums pour les associations, on constate qu’il y a de plus en plus de visiteurs. C’est signe que le public a envie de s’engager. Alors pourquoi certaines associations ont du mal à les recruter ?

Bien souvent, la mobilisation des bénévoles n’est qu’une conséquence du problème de gestion. Si l’équipe attirait 1500 personnes et un bon chiffre d’affaires, elle serait comme une équipe de France qui a gagné la coupe du monde après un match intense. Elle serait fière et prête tout de suite à recommencer.

Retraités : expérience et fidélité

·         Leurs Freins : fatigue, manque de reconnaissance, week-end trop mobilisant.

·         Des solutions :

o   Missions adaptées (accueil, couture, logistique en amont).

o   Valorisation symbolique (diplôme, repas, photo officielle).

o   Moments conviviaux (repas entre bénévoles, apéros médiévaux).

o   Mise en avant dans la communication.

👉 Message clé : « Votre savoir-faire fait revivre l’Histoire. »

Jeunes : énergie, créativité, digital

Leurs Freins : engagement perçu comme contraignant, image vieillotte du bénévolat.

Des solutions :

·         Engagement souple (missions courtes, flexibles, avec des amis).

·         Rôles modernes (réseaux sociaux, animation, photobox).

·         Gamification (points, badges, récompenses).

·         Valorisation pro (attestation pour le CV, stage).

·         Ambiance fun (after bénévoles, taverne, barbecue).

👉 Message clé : « Viens vivre une expérience unique et fun, utile pour ton CV. »

Stratégies communes à tous

·         Message clair : « 2 heures ou 2 jours, chaque aide compte. »

·         Identité commune : t-shirt, badge « Compagnon du château ».

·         Mise en valeur publique (micro, site, réseaux sociaux).

·         Équipes mixtes jeunes/retraités → apprentissage mutuel.

·         Fidélisation : repas annuel, sorties collectives.

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Les retraités recherchent confort, convivialité, reconnaissance. Les jeunes veulent flexibilité, fun, valorisation pro. Tous doivent ressentir qu’ils font partie d’une aventure vivante et valorisante et revenir avec leurs amis !

Exemple : Dans notre fête, nous travaillons avec les bénévoles de l’association « coup de pouce ».

Attire plus de bénévoles en leur donnant un objectif

Pour bien comprendre ce que recherchent des bénévoles, imaginez que vous êtes un club de boxe. Comment allez-vous attirer des nouveaux bénévoles ? N’est-ce pas en promettant qu’ils peuvent devenir tellement bon qu’ils pourront participer à des compétitions et devenir champion régional et plus tard pourquoi pas champion national ? Bien que le sport et la culture soient des activités aux contraintes différentes, cela nous permet de comprendre que comme en marketing, tout dépendra de la promesse de vente que l’on fait. Est-ce qu’elle sera suffisamment attirante pour le futur bénévole ?

Imaginez maintenant que vous êtes un château. À votre avis, quelle est la promesse de vente la plus attirante ? Vous allez organiser un repas médiéval pour 100 clients ? Ou vous allez participer à un gros évènement qui accueillera beaucoup de personnes et qui est célèbre ? Ou les médias vont parler de vous ? Ou vous allez être en contact avec une personne célèbre que vous admirez ?

 

Mobilisez les bénévoles en les valorisant

Comment motiver les bénévoles ? N’est-ce pas en les valorisant ? Au Québec dans les clubs de gymnastique, les moniteurs accordent des points aux adolescents donnant droit à des cadeaux. Dès le début de leur participation, les élèves reçoivent un point général pour l’effort réalisé par le groupe et un point particulier pour avoir bien observé les consignes.

Est-ce que c’est leur donner quelque chose trop facilement alors qu’ils n’ont obtenu encore aucun résultat ou est-ce que ça les encourage à se mobiliser davantage ?

Vous comprenez mieux pourquoi même si on est bénévole, recevoir des encouragements, valorisant, motive davantage.

Le secret pour minimiser les coûts : mutualiser et bien comprendre les objectifs de vos partenaires. N’oubliez pas non plus que les autres associations locales connaissent les mêmes défis à relever. C’est peut-être le moment de leur donner de la visibilité, les faire gagner pour mieux recevoir leur soutient en participant activement à votre fête médiévale.

Si les fêtes médiévales constituent un rendez-vous attendu, vous constatez que les bénévoles, votre force principale, s’essoufflent ? C’est peut-être le moment de bien analyser leurs attentes pour qu’ils s’épanouissent vraiment.

Levier 9. Transformez la météo en opportunité plutôt qu’en menace

La météo met à mal votre équilibre financier ?

•          Faut-il subir le soleil… ou en faire un décor médiéval vivant ? •          Une averse gâche-t-elle la fête… ou la transforme-t-elle en repli stratégique au château ? •          Les visiteurs fuient-ils la chaleur… ou cherchent-ils un refuge bien organisé ?

Canicule ou pluie ? Transformez-la en atout.

La question n’est pas : fera-t-il meilleur l’an prochain ? Mais comment vous adapter à une canicule ou une pluie continue (voir mon article sur les opportunités du dérèglement climatique).

Exemples : - Créez un espace “crypte médiévale” dans une salle fraîche. - Raccourcissez les spectacles en plein air et multipliez les mini-animations à l’abri. - Valorisez votre taverne comme un refuge ombragé : “venez vous abriter comme au temps des sièges !”

Prévoyez des aménagements adaptés

·         Zones d’ombre et d’abri : barnums, voiles d’ombrage, tonnelles, bancs à l’ombre.

·         Espaces “fraîcheur” : crypte médiévale, salles voûtées, fontaines, brumisateurs.

·         Parcours couvert pour relier les zones clés.

Adaptez votre programmation

·         Spectacles extérieurs tôt le matin ou en fin de journée.

·         Activités indoor en milieu de journée : contes, ateliers, expositions.

·         Scène mobile couverte, animations “déplaçables”, messagers médiévaux pour informer des changements.

Proposez une restauration résiliente

·         Espaces couverts type “taverne médiévale”.

·         Offres fraîches : salades rustiques, fruits, boissons médiévales désaltérantes.

·         Communication positive : « À l’ombre et au frais dans nos tavernes ! »

Diversifiez les revenus indépendamment du climat

·         Billetterie premium pour activités indoor (banquets, ateliers, visites).

·         Préventes en ligne pour sécuriser le chiffre d’affaires.

·         Sponsoring pour garantir des apports fixes.

Sécurisez la santé et rassurez les familles

·         Poste de secours équipé, formation des bénévoles.

·         Messages réguliers : “buvez”, “protégez-vous du soleil”.

·         Zones d’attente couvertes (restauration, billetterie).

Valorisez la météo dans la narration

·         En cas de pluie : ambiance cocooning (retraite dans la salle du château, soupe chaude).

·         En cas de canicule : thématiques “fraîcheur médiévale” (herbes médicinales, crypte médiévale).

Exemple : Sur notre espace festival, nous avons installé le maximum d’exposants à l’ombre.

👉 Même les intempéries peuvent devenir partie intégrante de l’expérience.

Une bonne préparation météo permet non seulement de rassurer le public, mais aussi d’enrichir le récit de la fête, en transformant les contraintes climatiques… en moments mémorables. En communiquant sur vos avantages, vous habituerez les visiteurs à venir même s’il ne fait pas beau.

Levier 10. Racontez ce que les gens peuvent vivre, pas ce que vous montrez

•          Une affiche, ça vend un spectacle… ou une émotion ? •          Mieux vaut dire “12 troupes” ou “et si vous deveniez écuyer” ? •          Votre communication est-elle informative… ou immersive ?

Ne communiquez pas seulement sur “Marché médiéval, 12 troupes, 3 spectacles”. Racontez l’expérience (voir mon article sur la technique “Alain Decaux raconte”).

Dites plutôt : - “Et si vous passiez la journée dans la peau d’un écuyer ?” - “Revivez la panique d’un village avant une attaque viking” (voir mon article sur comment concevoir différemment un communiqué de presse).

Utilisez : Facebook, presse locale, crieurs dans les marchés, commerçants relais… Lancez des campagnes participatives : concours, vidéos virales, teasing sur Facebook.

•          Une fête, c’est un week-end… ou une aventure collective ? •          Les écoles, clubs, maisons de retraite… sont-ils spectateurs ou participants ? •          Un commerçant peut-il être simple sponsor… ou acteur décorateur ?

Vous avez peur d’un essoufflement ? Il n’y a pas lieu de se résigner, car plein de nouvelles voies s’ouvrent qui sont réalisables.

Redynamiser une fête médiévale, ce n’est pas “faire plus gros” : c’est rendre l’expérience plus vivante, plus immersive, plus ancrée dans le territoire.

Ne vous contentez plus de dire ce qu’on va voir. Faites rêver. Racontez ce qu’on va vivre : devenir écuyer le temps d’un jour, frissonner à l’annonce d’un assaut viking, flâner dans un village en fête où chaque ruelle est habitée.

Et surtout, faites-en un projet partagé. Votre fête est une force culturelle locale : mobilisez les écoles, les commerçants, les artisans, les clubs… et donnez à chacun une place dans cette aventure.

Vous avez déjà l’essentiel : le lieu, les bénévoles, la passion. Il ne manque qu’un fil rouge et quelques idées simples pour transformer votre fête en une expérience inoubliable… et durable.

Voici une vidéo résumant les solutions proposées dans cet article :

Et vous, quelle solution pratique avez-vous trouvée pour dynamiser votre fête médiévale ?